domingo, 24 de mayo de 2015

Diferencias entre copia simple y copia auténtica

Hay varias diferencias entre una copia simple y una copia auténtica.

Las diferencias importantes son las diferencias materiales: la copia auténtica tiene los efectos de un documento público mientras la copia simple sólo tiene un fin informativo.
Por ejemplo, para inscribir una compraventa en el registro de la propiedad necesitas una copia auténtica. Para iniciar un juicio ejecutivo necesitas una copia auténtica. "¡Pero si la copia simple dice lo mismo!". Pues sí, dice lo mismo pero no es lo mismo. Una vez oí que la copia auténtica es el billete y la copia simple es la fotocopia de un billete. "Dicen lo mismo" pero uno no admite la fotocopia del billete. Algo así.
Recojo aquí las diferencias formales más llamativas para que el ojo poco entrenado sepa dónde mirar:
  • La copia auténtica suele entregarse en la típica carpeta notarial. La copia simple no. Hay excepciones, pero es una buena primera aproximación.
  • La copia auténtica se expide en papel timbrado de 0,15 € el folio. El papel timbrado se reconoce porque en la cabecera, centrado, aparece el escudo de España con la expresión 0,15€. La copia simple se imprime en "papel del colegio notarial", que también tiene cierta solemnidad: un sello arriba a la izquierda, está numerado... Pero no es "papel timbrado de uso exclusivo notarial". 
Tengo entendido que en los estancos se vende otro "papel timbrado" y que hay gente que utiliza ese papel para imprimir y firmar contratos, lo que les da un 'aire notarial'. Ojo con eso.
Papel timbrado y papel del colegio notarial.
  • La copia auténtica lleva un "pie de copia" en el que queda claro que lo es: "es copia de su matriz que expide el notario tal a solicitud de tal persona en tal sitio en tal fecha". La copia simple dice que "es copia simple".
  • La copia auténtica está firmada por el notario. La copia simple no.
  • La copia auténtica lleva un sello de seguridad. La copia simple no.
  • La copia auténtica está rubricada por el notario en todas sus hojas. La copia simple no (la rúbrica es un garabato).
  • Cuando se expide una copia auténtica se hace constar en la matriz con una nota. Es decir, en el original firmado que se guarda en la notaría se escribe: "Nota: con fecha tal se expide copia para tal persona en tantos folios números x a y". Así se lleva el control de cuántas copias auténticas se han expedido. Por el contrario, cuando se expide una copia simple no se hace constar nada en la matriz. 
Espero que lo anterior ayude a situarse a los que empiezan con el derecho notarial y a más gente. Las copias electrónicas quedan para otro día.

Comentarios, como siempre, bienvenidos.

Ánimo.

19 comentarios:

  1. Muy útil. Lógicamente, la copia simple cuesta menos que la copia autorizada. Abusando de tu paciencia, sigo teniendo dudas:

    1. Cuando estuve en una notaría, me dio la impresión de que el notario no firmaba los testimonios y las legitimaciones en presencia del cliente, a diferencia de lo que sucede con las escrituras. ¿Sucede lo mismo con las copias autorizadas?

    2. Uno de mis temas dice que las copias autorizadas pueden ser ejecutivas o no ejecutivas. ¿De qué depende, en qué se nota...?

    3. Normalmente, puesto que la matriz no circula sino que se incorpora al protocolo, tras la operación, ¿el cliente se lleva en la práctica al menos una copia por defecto o no?

    Zunz

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    1. 1. No hace falta que la copia se firme delante del cliente.
      2. Las copias pueden ser ejecutivas (con las que se puede iniciar un juicio ejecutivo) o no ejecutivas. Para verlo hay que mirar el "pie de copia", en el que se dice si una copia se ha expedido o no con efectos ejecutivos.
      3. El otorgante de la escritura se lleva las copias que quiera pero normalmente depende del asunto. Por ejemplo, en un testamento puede ser suficiente una copia simple. En un poder es probable que quiera una copia autorizada. En una compraventa puede que haya que llevar una copia al registro, otra al ayuntamiento, etc.

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  2. por que estan tan buenas las tias que trabajan en las notarias como aministrativas

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  3. Buenos días, Marcos.
    Mi madre extravió las escrituras de compra-venta de la vivienda, ésta va a quedar en usufructo y mi pregunta es :
    ¿ A la hora de pagar el Impuesto correspondiente, es preceptivo el tener dicho documento _ una copia_?, o hay algún otro documento alternativo que me salga más barato que el solicitar la copia.
    Mencionarte que te escribo desde Madrid, por eso de las Leyes o tributos tan dispares en España.
    Muchas gracias de antemano si me lees y respondes.
    Saludos, Marcos.

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    1. Creo que el artículo 107 del Reglamento del Impuesto resuelve estas dudas, disponible aquí:
      https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1995-15071

      No obstante, desconozco las interpretaciones que puedan hacerse. Quizás en la propia oficina liquidadora puedan darte alguna idea.

      Saludos.

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  4. Si yo tomo la iniciatic¡va para que se adjudique e inscriba la adjudicación de herencia ante Notario¿ es en el Notario donde me informan de la proporción y cuantía que pagan los heredero? ( dos hermanos). Gracias

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    1. Hola Peladilla. Este blog está orientado a opositores. Para una consulta concreta, conviene ir físicamente a una notaría, donde le ayudarán con esta y otras dudas que le surjan. Saludos.

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  5. ¿Es de aplicación a las copias simples el apartado 3 del número 4 del Arancel Notarial?

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  6. No veo que esa norma distinga entre copias simples y copias autorizadas. ¿Hay algún argumento para entender que no es de aplicación?

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  7. Creo que el Reglamento cuando dice "copia" se refiere a la copia autorizada, auténtica, sea primera, segunda o segunda primera copia; y cuando se trata de copia no autorizada le añade lo de "simple". Por eso pienso que podría interpretarse que se está refiriendo sólo a las copias autorizadas.

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  8. Desconocía esa interpretación sobre la palabra "copia" en el Reglamento, y me sorprende un poco. En cualquier caso, el arancel es una norma distinta al Reglamento Notarial, y el número 4, en concreto, parece distinguir bien entre copias autorizadas y copias simples. También puedo decir que mi programa de facturación tiene en cuenta los derechos dobles también en las copias simples; quiero creer que los proveedores de sistemas informáticos para el notariado han tenido estas cosas en cuenta. En cualquier caso, supongo que el colegio notarial puede dar una respuesta definitiva en estos temas arancelarios.

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  9. Cuando hacemos varias copias auténticas de un documento, como podemos saber cual es la copia original? La copia 1 por así decirlo.

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    1. Antes tenía mucha importancia la primera copia, porque si había una obligación exigible en juicio, la primera copia tenía carácter ejecutivo. Hoy hay que indicar expresamente si la copia tiene carácter ejecutivo, así que la numeración de las copias tiene menos interés. En cualquier caso, cada copia auténtica tiene el mismo valor, como documento público, con su sello de seguridad y la firma del notario.

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  10. Buenas noches,
    ¿Por favor, me pueden aclarar, las preguntas siguientes?
    1 - Recibí una copia simple al final de la compraventa en la oficina notarial.
    Entre la copia simple que recibí el día de la escrituración, y La copia auténtica que recibí un mes después, el señor notario ha hecho modificaciones, ¿es normal que haya procedido de tal manera sin que yo esté de acuerdo con las modificaciones?
    2 - La copia auténtica firmada por el notario la recibí 1 mes después de manos de mí asesor.
    Ustedes explican que la copia autentica comporta: “con fecha tal se expide copia para tal persona en tantos folios números x a y"
    La mía no comporta la numeración de los folios solo dice hay tantos folios…
    Muchas gracias
    Antonio

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    1. En cuanto a la diferencia entre una copia expedida en el momento de la firma y otra posterior, se me ocurren varios motivos. Por ejemplo, podría expedirse una copia el día de la firma y, a continuación, remitir copias al Registro de la Propiedad, al ayuntamiento o al Mercantil. Estas gestiones se hacen constar en la matriz y aparecerán en la nueva copia. Para dar una mejor respuesta hace falta conocer los detalles que le explicarán en la notaría. En cuanto a las menciones obligatorias en el pie de copia, constan en el artículo 241 del RN. En el post hago referencia a la nota que se hace en la matriz (el original que queda en la notaría).

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    2. PORQUE EN LA COPIA QUE ME ENTREGO EL NOTARIO DE LA ESCRITURA DEL PISO PONE L FINAL .... PALEL TIMBRADO CON SERIE EI ..NUMEROS ... , PERO LOS FOLEOS QUE CME DA EN LA COPIA QUE LLEVE AL REGISTRO TIENEN SERIE EK , ACASO ES PORQUE LA ORIGINAL SE FIRMO CON PAPEL SERIE EI ? SI BIEN ESTA COPIA TIENE 10 HOJAS Y AL FINAL HACE CONSTAR EL NOTARIO QUE ESTA EN PAPEL TIMBRADO SERIE EK .... EL CASO ES QUE NO PUEDO VER YA EL ORIGINAL QUE FIRME PARA VER SI PONIA EN ESOS FOLEOS SERIE EI .. O EL AUXILIAR COPIO TAL CUAL DE LA ESCRITURA DEL VENDEDOR ..

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    3. Una cosa es el pie de la matriz ("este instrumento está extendido en tales folios"), que es el original, con la firma de todo el mundo, que se conservará en la notaría, y otra es el pie de copia, ("esta copia está extendida en tales folios").

      En cuanto a la posibilidad de volver a mirar el original de una matriz, se recoge en el artículo 32 de la Ley y en el 282 del Reglamento Notarial.

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  11. Buenos días.
    He extraviado la escritura autentica de la partición de herencia de mi Madre, conservando solo una copia simple.
    Quisiera saber, que problemas puede acarrear la ausencia de esta escritura, y si puedo solicitar al Notario que la realizó una nueva copia autentica y su coste.
    Gracias por su amable atención

    Pedro.

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    1. Puede solicitar al notario una nueva copia auténtica, con los datos de fecha y número de protocolo. El coste depende de la antigüedad y número de folios.

      Algunas ideas sobre la pérdida de escrituras aquí https://www.notariofranciscorosales.com/escritura-perdida/

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